¿Aún no conoces el método GTD para tener una vida organizada y aumentar tu productividad? Deja de preocuparte por los ladrones de tiempo y aprovecha el sistema GTD o getting things done. Se trata de elaborar una lista recopilando todas las tareas y expectativas. Luego organiza, prioriza y enfócate en la consecución de lo que tú mismo has destilado como lo más importante. Para ello, debes permitirte eliminar tareas, delegar, automatizar procesos incluso procrastinar con lo que no urge o no es relevante en un proyecto.
Conociendo más sobre el Método GTD: Get Things Done!
El método GTD te permite «getting things done», es decir, alcanzar los objetivos de productividad con una correcta gestión del tiempo. Mientras que el día no tenga las 30 o 40 horas que sueñas en ocasiones, necesitas herramientas para optimizar las 16 horas que estás despierto. Ya sabes que son muchas las distracciones y oportunidades para procrastinar, pero con la metodología GTD tendrás recursos para ponerle freno a esos ladrones de tiempo.
El método creado por David Allen pretende ser un sistema que te ayude a tener una vida organizada, tanto en el plano personal como en el laboral. Es habitual que el cotidiano se lo lleven las demandas urgentes, ya sea de clientes, responsables o compañeros. Por eso, es clave que dediques cada jornada un momento a recopilar las tareas pendientes y las expectativas.
La solución es este sistema GTD que, a grandes rasgos, consta de 5 pasos clave:
- Capturar: Recopila todo lo que te llame la atención, no solo mails que tengas que enviar, compras o informes a elaborar. Incluye ideas, observaciones o desahogos.
- Aclarar: Pon orden creando categorías donde situar los elementos de esta lista inicial caótica.
- Organizar: Sírvete de aplicaciones informáticas que te permitan cruzar la base de datos integrando criterios diversos como la urgencia para resolver la tarea y el ámbito al que pertenece.
- Revisar: Esta es la clave. Es necesario voluntad y constancia para mantener una revisión periódica. Cada semana debes limpiar la lista, eliminando lo realizado o que lo que puedes delegar, y priorizando de nuevo.
- Hacer: Cuando tengas el diagrama de flujo que debes seguir para la consecución de tu proyecto, enfócate y concéntrate en la tarea, sin distracciones.
Permisos y beneficios de la metodología GTD
Este esquema funciona en la medida en que lo coordinas con los famosos 5 «permisos emocionales«. Para aumentar la productividad y conseguir beneficiarte del método GTD es importante que trabajes a la par en estos permisos:
- Eliminar tareas: ¿Es lo suficientemente importante, urgente y significativa como para dedicarle recursos?
- Automatizar: ¿Puedo incluir esta tarea en un sistema que funciona sin mi influencia directa?
- Delegar: ¿Puede alguien más hacer esta tarea en mi lugar? Es muy importante que no quieras asumir todos los ámbitos de un proyecto. Cuenta con tu equipo, confía en tus compañeros y aprende a distribuir las tareas.
- Procrastinar: Pon las tareas que no son importantes en espera para hacerlas más tarde
- Concentrarse: Cuando llega el momento de completar una tarea, puedes dedicarle toda la atención, sabiendo que es el uso más significativo de tu tiempo.
