Llevar a cabo un proyecto de una manera eficaz requiere de una buena planificación. Utilizar herramientas que ayuden a visualizar el progreso de las tareas es fundamental a la hora de coordinar un equipo. Tanto si tienes que organizarte como si formas parte de un equipo poner sobre plano la calendarización de tareas te hará más fácil visualizar tus quehaceres y calcular el tiempo que dispones. Di adiós a la procrastinación y abraza la productividad con una buena planificación diseñando un diagrama de Gantt.
Visualiza el tiempo del proyecto con una vista general
Imagínate que eres el director de una obra de teatro y que tienes una fecha de estreno en tres meses. Para que ese momento pueda hacerse realidad es necesario programar todas las tareas que darán comienzo tres meses antes, asignarles una fecha de inicio y una de final a cada una y definir cómo cada tarea está relacionada con la siguiente.
El diagrama de Gantt se compone de una línea vertical en la que aparecen descritas las tareas (casting, elenco con el texto aprendido, escena uno, escena dos…vestuario finalizado, diseño de iluminación completo, ensayo técnico, estreno), una línea horizontal en la que aparecen las fechas (los tres meses divididos en semanas, por ejemplo). En la zona que queda entre ambas se traza cada tarea con su momento de inicio y final formando una barra, de forma que, de un vistazo, se identifica cada actividad en el tiempo. Además, se puede añadir la persona responsable de cada cometido. Esta planificación puede modificarse según avance el calendario. Hay tareas que podrían acaban antes por lo que ese tiempo (y recursos) se pueden dedicar a otras tareas que pudieran necesitar refuerzo.
Es interesante también comprobar qué tareas son simultáneas y pueden ejecutarse de forma independiente y cuáles no pueden comenzar hasta que no se finalicen otras. Son las tareas interdependientes.
Ayuda a tomar conciencia sobre trabajo en equipo
Un diagrama de Gantt permite ver la importancia de que cada labor se finalice en el tiempo que tiene asignado ya que algunas no pueden dar comienzo si la anterior ha sufrido un retraso. Por este motivo, en los equipos es importante que todo el mundo tenga acceso a esta planificación e incorpore la magnitud de la responsabilidad de su trabajo sobre todo el proyecto, con el fin de obtener un buen resultado final. También se ve de manera muy clara si la planificación general se ajusta adecuadamente a los tiempos y recursos o necesita de una revisión.
Otra de las ventajas de un diagrama de Gantt es que permite explicar a un cliente de forma muy precisa en qué punto se encuentra el proyecto.
Puedes usarlo para organizarte dentro de un equipo o para un proyecto más individual
Para que este tipo de documentos sea eficaz es fundamental que sea sencillo, que incluya la información justa. Demasiada información puede desencadenar el efecto contrario y, en vez de verse como una herramienta clarificadora, puede resultar confusa e incomprensible.
Un diagrama de Gantt tiene múltiples aplicaciones. Lo interesante es emplearla cuando se quiere ver un progreso de tareas que deben confluir en una fecha final. Los diagramas de Gantt se usan en la gestión de proyectos y en, general, en el trabajo con equipos. Permiten hacer un seguimiento del progreso y facilita tener en cuenta qué procesos están implicados para reajustar el resto si se ha de tomarse alguna decisión cuando se produce algún retraso para no afectar a la fecha final. Es una buena herramienta para analizar la productividad y eficacia de una planificación.
Pero también puede ayudarte en proyectos más personales como, por ejemplo, a estudiar una oposición o un examen desglosando el temario y asignándole tiempos y fecha dependiendo de cada tarea (tema leído, de repaso, etc.)
Buena planificación y mejora de la productividad al alcance de la mano
Para diseñar un diagrama de Gantt puedes utilizar herramientas como Excel, Word, las hojas de cálculo de Google o cualquier software de código abierto como Open Office. También recurrir a aplicaciones específicas de gestión de proyectos.
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