La profesión de office manager ha cambiado con las adaptaciones de la crisis sanitaria. Sin embargo, es un puesto muy humano y central para el buen funcionamiento de los equipos. Entre sus responsabilidades se encuentran las labores de recepción y gestión de clientes, así como la producción de eventos o el diseño de los espacios. Para este perfil, más que una formación o experiencia administrativa, se valoran otras soft skill como adaptación al cambio.
Tareas del office manager
Si te imaginas la vida en la oficina como un asterisco, el office manager sería el nodo central por el que pasan todas las líneas. Su tarea principal es que todo fluya entre los trabajadores para que puedan optimizar su jornada, lograr los objetivos y mejorar el desempeño. Además de sus responsabilidades tradicionales, la era Covid ha añadido otras tareas:
- Servicio de Recepción: incluyendo el envío de correspondencia o paquetería y la atención personalizada de llamadas.
- Gestión de la limpieza diaria, especialmente relevante tras la pandemia, con las desinfecciones semanales de los espacios y el control de la ventilación.
- Gestión de las áreas de vending y coffee.
- Reserva de salas de reuniones: ahora también virtualmente, así como vigilancia del soporte técnico de ambas.
- Organización de eventos, gestoría o diseño gráfico puntual.
- Visibilizar toda la normativa y protocolos del COVID-19: colocar carteles, recomendaciones de higiene, controlar la distancia de seguridad y la densidad en los espacios pequeños, como el ascensor.
- Limitar el intercambio de materiales y procurar la desinfección adecuada.
Requisitos para trabajar en este puesto
Contar con experiencia en el puesto previamente a la declaración de la pandemia puede ser un extra, pero hay que tener en cuenta que la gestión de la “nueva oficina” ha cambiado. La plantilla puede estar en remoto o en híbrido, con lo que el manejo de entornos virtuales ocupa un lugar principal. Algunos de los requisitos necesarios para trabajar como office manager son:
- Capacidad de adaptación: esta habilidad es clave porque este perfil no enfrenta dos días iguales. Es necesario que sea resolutivo y creativo para generar soluciones a incidencias novedosas relacionadas con los recursos humanos y materiales del espacio, tanto presencial como virtual.
- Organización y seguimiento: son muchos pequeños detalles que tienen que funcionar de manera simultánea y para que no se escape nada, este perfil tiene que ser muy organizado.
- Accesibilidad y sensibilidad en el trato humano: todo el equipo debe percibir a este perfil como una persona cercana y a la que se le puede sugerir o comunicar todo tipo de acontecimientos.
- Inteligencia emocional y buenas dotes de comunicación. No basta con mostrarse receptivo, el office manager debe detectar las necesidades de la plantilla y ser proactivo en la generación de soluciones, como por ejemplo espacios virtuales de encuentro si los físicos no son seguros.
- Creatividad y anticipación: para el diseño de espacios es necesario ser imaginativo, especialmente tras las limitaciones post-covid. Por ello, deben anticipar los posibles cambios asociados a estos tiempos de incertidumbre y manejar al menos tres escenarios posibles en cada implantación de propuestas.
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