La llegada de peticiones a la bandeja de entrada de nuestra vida es muchas veces inasumible. Genera ruido, estrés y frustración y, lo peor, nos bloquea. Pararse un momento a reflexionar para organizar de una manera eficaz todo lo que llega y asignarle un tiempo para su resolución aligerará el peso. Dejar de improvisar, con la consecuente pérdida de calidad que acarrea, para ser más eficaz es el método GTD (Getting Things Do), creado por David Allen. ¿En qué consiste?
Volcar el contenido de la cabeza sobre la mesa
Allen propone situarse en un momento anterior a empezar la jornada. Organizar las tareas creando un sistema de resolución que evite pensar sobre organización de las propias acciones mientras estamos trabajando. Algo así como vaciar la cabeza de tareas sobre la mesa y aplicar un criterio de clasificación y orden para ejecutarlas.
A esta fase de exposición de todas las tareas por hacer se denomina recopilar, y es el primer paso del método GTD. A continuación, vendría la acción de procesar, es decir, establecer un criterio de prioridad y clasificar si son acciones que requieren de más intervinientes o se pueden ejecutar en ese momento por ti mismo. En esta fase se comprueban plazos, se delega o se archiva para otro momento. Durante esta etapa se recomienda mantener esta máxima: céntrate en una acción cada vez, no proceses más de una tarea a la vez.
El método GTD: Piensa y ejecuta en dos fases diferenciadas
Como resultado de este procesado aparecerían cuatro listas: una estaría integrada por las tareas que pueden hacerse inmediatamente porque solo dependen de nosotros y son relativamente sencillas de ejecutar, a estas las llamará tareas de menos de dos minutos. Hazlas inmediatamente. Luego están aquellas que requieren de más de una operación para darlas por concluidas, lo que Allen llama proyectos. Otra lista la compondrían aquellas que están en espera de la acción previa de alguien, son aquellas que has delegado o que dependen de un factor externo. Por último, las que no son urgentes y pueden esperar. Esta es la fase de organización.
El éxito de este método reside en que estas listas deben ser revisadas al menos una vez al día para garantizar que no quedan tareas a medias y que se incluyen las nuevas. Gracias a la revisión las listas irán transformándose y las tareas recibiendo el satisfactorio check de “hecho”.
Un recordatorio externo de tareas que libera tu mente
Un consejo sobre el que inciden quienes utilizan este método es el hacerlas en el orden que se estableció en la fase de procesamiento. De esta manera se evita resolver únicamente las cuestiones más sencillas y postergar las más complejas.
Por último, quedaría la fase de hacer, la meramente ejecutiva: ponerse a cumplir con el plan trazado, pura operatividad porque la reflexión se ha dejado en la fase anterior.
Allen ideó un sistema de carpetas físicas (43 folders: doce para cada mes del año y treinta y una para los días del mes) que sirvieran para archivar los recordatorios de tareas y llevar un control de los proyectos. Google calendar, Tello, Evernote son herramientas digitales que recogen esta filosofía del orden y la gestión que lleva incorporando adeptos desde 2001.
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