Si estás buscando un programa que te ayude a gestionar tareas, vamos a hablarte de cuatro aplicaciones que han tenido mucho éxito y cuentan con un gran número de usuarios. Si crees que no necesitas un gestor de tareas de momento, continúa leyendo y descubre lo útiles que pueden llegar a ser estas herramientas.
Un buen gestor de tareas te ayuda a organizar todo lo que tienes que llevar a cabo a lo largo de la jornada. Es muy práctico en el trabajo, pero también te puedes apoyar en él para ordenar el resto del día. Lo encontrarás especialmente útil si tienes una jornada mixta de teletrabajo y trabajo presencial o para separar mejor tu vida laboral y la personal.
Te permite hacer cosas como:
- Elaborar diferentes listas que se correspondan con las distintas tareas y organizarlas según tus intereses.
- Asignarles un nivel de prioridad o de dificultad.
- Definir una fecha límite para finalizar cada tarea. En función de esta fecha, las alarmas y recordatorios no dejarán que se te pase ni una.
- Clasificar las tareas por proyectos más grandes y asignarles un objetivo común.
- Adjuntar material para complementar cada tarea, como fotos y otro tipo de archivos. Esto te ayudará a tener la información a mano cuando te pongas manos a la obra.
- Acceder a tu información desde múltiples plataformas y dispositivos.
- Compartir tareas con otras personas para generar proyectos en común y delegar labores pendientes.
Las mejores herramientas para gestionar tareas
Salen aplicaciones continuamente. Hay tantas que resulta fácil perderse. Cuando por fin te decides por una, si luego resulta que no funciona bien, habrás perdido el tiempo volcando y organizando la información. Las cuatro aplicaciones de las que os vamos a hablar están muy testadas por los usuarios. Son estables y tienen trayectoria.
- Trello. Es como un gran tablero donde vamos poniendo distintas anotaciones en forma de tarjetas. Te permite crear varios tableros y añadir listas dentro de cada uno. En cada lista se alojan tarjetas a las que le podrás añadir texto, imágenes, etiquetas y fechas límite. Las tarjetas se pueden mover de una lista a otra simplemente arrastrando. Cuando hayas realizado la tarea definida en una tarjeta, la archivas y desaparece del tablero. Para colaborar con otras personas, solo tienes que invitarlas a tu tablero y asignarles las tarjetas que les corresponda.
- Google Keep. También en forma de tablero, puedes ir añadiendo tareas en listados que se distinguirán por colores. A cada una le puedes asignar una casilla de verificación y ticarla cuando la realices para que se quede tachada. Añade fotos, cambia de color los listados y de posición muy fácilmente, agrega a un colaborador o asígnale una alarma. Podrás hacer todo esto con cada tarea o con todo un listado de ellas. Toda la info irá asociada a tu cuenta, por lo que se sincroniza con tu calendario y podrás acceder desde cualquier dispositivo.
- Todoist. Esta aplicación incluye funcionalidades muy interesantes. Sincroniza con otro tipo de herramientas que se suelen emplear, como Google Calendar para las fechas y Dropbox y Google Drive para el almacenamiento de archivos. En cuanto al tipo de archivos que soporta, es también muy completa: imágenes, audio y vídeo. Incluye geolocalización, lo que permite que recibas una notificación cuando pasas por determinado sitio. Otra función muy útil es el medidor de productividad, que te ayudará a ir cerrando todo lo que tengas pendiente.
- Asana. Esta es otra de las clásicas aplicaciones de administración de tareas con una larga trayectoria. Te proporciona distintos tipos de vistas: en forma de tablero, como una lista de proyectos, en un calendario o bien en un diagrama de Gantt muy visual. Se integra con muchas otras plataformas, como Google Calendar, Microsoft Teams, Jira Cloud o Adobe Creative Cloud. Ideal para compartir proyectos.
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