Un office manager es el ángel de la guarda de una oficina. Quien cuida de que no falte material, quien atiende y gestiona la valija que va dirigida a los distintos departamentos, quien atiende las llamadas deriva la comunicación hacia el personal pertinente… En este sentido es como un recepcionista; sin embargo, también cumple funciones de auxiliar administrativo. Este híbrido surge en los nuevos tiempos con el cambio de estructura de las empresas. Se buscan office managers, ¿quieres saber qué hacer para optar a este puesto?
¿A qué se dedica exactamente un office manager?
Este tipo de puesto suele darse en empresas de un tamaño considerable y que, con frecuencia, tienen varias sedes, muchas de ellas en otros países. También requiere las funciones de este profesional aquellas empresas que están empezando a prescindir de la figura de recepcionista. Son compañías que han cambiado la arquitectura de sus oficinas sin contar con el mostrador de recepción; pero esto no quiere decir que hayan desatendido las funciones que cumplía quien estaba detrás de él. Ahora las realiza el office manager que, como hemos señalado más arriba, tiene otra serie de cometidos propios de secretariado y auxiliar de administración.
Entre otras, su desempeño se centra en las siguientes tareas:
- Atención telefónica y recepción de visitas.
- Gestión de viajes para el personal y contacto con los proveedores de estancias y transporte.
- Mantenimiento y calendarización de agendas y reuniones.
- Control de stock y equipamientos.
- Administración de suministros y consumos (comida y bebida, impresoras y fotocopiadoras, material de oficina…).
- Recepción y envío de paquetería y correspondencia.
- Supervisión del personal de limpieza y los suministros de esta área.
- Tramitación de pagos y control de gastos derivados de las distintas funciones que coordina o bien apoyo en las tareas administrativas asociadas.
La responsabilidad que ofrece un puesto de office manager está relacionada con el tipo de empresa. Cuanto mayor sea la repercusión de su buen hacer en el curso de la empresa, cuantos más departamentos, personal y proveedores requieran su intervención, más alta será su carga y, en consecuencia, mayor salario se le propondrá. En definitiva, es un puesto de confianza y consideración en la compañía.
Habilidades y formación para convertirse en office manager
Lo primero que se exige es un nivel mínimo de estudios medios. Si se cuenta con formación reglada especializada, como un FP grado superior en Administración y Finanzas, mucho mejor.
Aparte, uno de los conocimientos que se requieren para este tipo de puesto es el manejo de idiomas. Aunque el idioma más demandado sea, por supuesto, el inglés, también tienes muchas más oportunidades de entrar en una empresa si cuentas además con otro idioma más inusual. Hay multinacionales con sede en nuestro país que priorizarían el conocimiento del idioma en el que se maneja su sede central por encima de cualquier otro requisito.
Otro saber imprescindible es estar al día con el paquete de programas de ofimática, principalmente con hojas de cálculo, pero también procesadores de texto y, algo que puntuará especialmente, bases de datos. Todas las herramientas que mejoren la eficiencia de organización serán bienvenidas.
Con respecto a las habilidades que te pedirán, destacan la capacidad de organización y planificación, multitarea, buena atención al cliente, dotes de comunicación, flexibilidad, proactividad y ser muy resolutivo.
