Cuando tienes un negocio, terminas dándote cuenta de que las finanzas son un punto clave para que este sea estable. No se trata de hacer ingeniería con los números, simplemente hay que tener claros algunos conceptos y llevar un seguimiento. Te contamos cómo perderle el miedo a las cuentas, en qué te beneficiará hacerlo y qué herramientas puedes emplear para ello.
Conceptos fundamentales para que empieces a adueñarte de tus finanzas
Saber un poco más de finanzas te va a permitir que tomes decisiones más acertadas sobre cuestiones que afectan directamente al crecimiento o simplemente la sostenibilidad de tu negocio. Para ello debes llevar un registro de los siguientes conceptos:
- Ingresos por ventas o facturación. Aquí reflejas las cantidades que has cobrado ya por tus servicios o productos, pero no lo que está pendiente de cobrar, aunque se haya vendido.
- Costes. Anota solo lo que te has gastado directamente en cada producto o servicio que vendes, no los gastos generales de tu negocio (tela para hacer ropa, madera para fabricar muebles, cabe para hacer una instalación…).
- Adeudos. Aquí sí es el espacio para reflejar esas ventas que se han realizado pero de las que todavía no has recibido el dinero. Si introduces la variable de la fecha, después podrás comprobar cuánto tardas en cobrar una venta, algo importante si tienes que afrontar otros pagos, como los impuestos.
- Gastos operativos. Se trata de lo que inviertes en tu negocio, como la publicidad, el pago de trabajadores o colaboradores, los suministros y alquiler del local, licencias o patentes, seguros, reparaciones…
- Impuestos. Por lo general, cada trimestre tendrás que pagar una parte de lo que ingresas a Hacienda. Es importante que preveas este gasto con antelación.
Habiendo calculado todos estos ítems vas a poder hacer balances que te resultarán muy útiles a la hora de tomar decisiones. Por ejemplo, hasta ahora sabías cuánto margen te sacabas de un producto (con la operación ingresos menos costes). Sin embargo, ese margen ¿es suficiente al cabo del año para sufragar todo lo que has reflejado en gastos y en impuestos? ¿Cuánta parte de ese margen representa realmente un beneficio? En función de las respuestas a preguntas de este tipo considerarás si subir precios, aumentar clientes o bien invertir en maquinaria o software que te permita obtener un margen superior, entre otras muchas opciones.
Herramientas para llevar las cuentas de autónomos
Para llevar la contabilidad no es imprescindible que manejes un programa o una aplicación. Puedes hacerlo de una manera sencilla mediante tablas impresas en papel. Ya no porque te falte dominio ofimático, sino porque te resulte más visual y te ayude a asimilar mejor las cuentas. Ahora bien, emplear una app o herramienta digital te va a facilitar el seguimiento y podrás relacionar datos generalmente de una forma más cómoda.
Una opción es emplear hojas de cálculo. Hay programas que te ofrecen una serie de plantillas predefinidas que te ayudarán mucho a la hora de organizarte. Ejemplo de ello es la web de Templates de Microsoft Office, en la que puedes descargarte multitud de útiles plantillas en Excel para hacer varios tipos de seguimiento.
Otra alternativa es utilizar plataformas con distintas funcionalidades de contabilidad y facturación. Suelen contar con tarifas por módulos que se adaptan a las herramientas que son útiles a cada usuario. Normalmente tienen un editor de facturas, una forma de registrar gastos e ingresos, cálculo de declaraciones e impuestos, e incluso balances de resultados e informes. Algunas de las más conocidas son Sage, Holded, Contasimple y Debitoor.
