Las reuniones de trabajo no son un campo de batalla para dirimir asuntos personales o profesionales sino un sitio de encuentro entre los miembros de un mismo equipo para el intercambio de información u opiniones. Ni siquiera aunque surjan puntos de vista diferentes. Los enfrentamientos dialécticos, que los habrá, no deben nunca desarrollarse en un clima de hostilidad sino todo lo contrario. El objetivo final de una reunión de trabajo debe ser llegar a un entendimiento.
A continuación te ofrecemos una serie de consejos sobre qué postura o qué actitud adoptar en estas situaciones, las reuniones presenciales de trabajo.
1. Cuida siempre las normas básicas de educación. Sé puntual, saluda tanto al llegar como al despedirte, pide siempre la palabra antes de hablar, sé cortés -los ‘por favor’ y los ‘gracias’ nunca jamás están de más- y nunca pierdas la compostura ni resultes grosero por muy tensa que pueda llegar a ser la conversación. Recuerda, no vas a tener más razón por mucho que grites o que insultes al otro.
2. Lleva un vestuario adecuado para la ocasión.
3. Cuida el lenguaje corporal. Piensa que sólo el tono de la voz tiene cinco veces más impacto que las propias palabras que utilices; y que tu lenguaje corporal es ocho veces más poderoso que el propio significado de tus palabras. Si miras a tus interlocutores directamente a los ojos, si te inclinas hacia delante cuando intervengan los demás, si colocas tus manos sobre la mesa o si tienes los papeles ordenados, los demás asistentes a la reunión de trabajo se llevarán una buena impresión de ti.
4. Aprende a escuchar y prestar atención a tus interlocutores. En el mejor de los casos, algunas personas se evaden o simplemente están pensando en qué van a decir ellos cuando les llegue su turno en lugar de atender y tratar de entender y empatizar con la situación descrita por el otro. En el peor de los casos, tú nunca lo hagas, verás que alguien incluso habla por el móvil, lee sus notas o mira por la ventana. Son faltas de respeto hacia el orador que no se pueden permitir.
5. Cuando llegue tu turno expón tus motivos de forma clara y precisa utilizando el tono de voz adecuado. Además, no caigas en el error de pretender alargar porque sí el tiempo de tu intervención. Los detalles insignificantes sólo distraerán a tus interlocutores y les robarás además parte de su preciado tiempo. Lo mejor es recurrir a cualquiera de estas dos fórmulas narrativas: introducción-nudo-desenlace ó bien exposición de causas-consecuencias. Y habla siempre que sea posible en tono positivo.
6. A la hora de preguntar nunca interrumpas a los demás salvo que sea por una causa justificada y la expongas.
7. En el caso de discusiones o enfrentamientos dialécticos recuerda como ya hemos dicho antes no perder nunca la compostura ni faltar a las normas básicas de educación. No trates de acorralar a tu interlocutor y procura dejar siempre una puerta abierta en la conversación para que se sume a tu propuesta de forma que parezca que lo hace por propia voluntad. Ante la falta de razones, sólo podrá acogerse a la violencia verbal, y en esas circunstancias podéis salir perdiendo ambos.
8. En el supuesto caso de que debas abandonar una reunión de trabajo antes de que termine justifica tu ausencia, solicita un receso si se trata de un asunto puntual de urgencia o bien avisa con antelación en el caso de que sepas que va a ocurrir inevitablemente.
9. No trates de llevar la discusión pública sobre los temas de interés tratados en la reunión de trabajo durante las pausas o tiempos muertos al ámbito particular. Es lógico que en esos momentos se hagan pequeños grupos. Busca otros temas de conversación menos comprometidos.
10. Si además quieres que los demás no se olviden de ti y resultar interesante, te recomendamos que leas el siguiente artículo (en inglés) que en tono de humor describe algunos tópicos a los que puedes recurrir durante las reuniones para dejar a tus interlocutores con la boca abierta: como levantarte y dibujar un impreciso diagrama de Venn para que los demás discutan sobre el tamaño de los vectores, volver a pedir a la persona que expone un tema que explique algo de nuevo o incluso que vuelva a poner la diapositiva anterior (que es lo que todos quieren oir alguna vez), o incluso animar a todos los asistentes en medio de la exposición de datos y cifras a «dar un paso atrás» para entender «qué estamos discutiendo realmente».
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