Hay muchas cosas nuevas que deben aprenderse cuando se comienza a trabajar por cuenta propia. Ya sea como autónomo o construyendo tu propia empresa. Una de ellas, y de las más comunes e indispensables, es facturar. No es una labor complicada, pero como tantas cosas en la vida, se debe aprender a hacerlo. Si esta es tu primera vez, aquí encontrarás todo lo que necesitas saber para hacer tu primera factura.
¿Qué es una factura?
Una factura es un documento de carácter mercantil. Contiene toda la información relativa a una compra de bienes o servicios. La expide el profesional o el empresario que provee el bien o servicio y la recibe el cliente. Es uno de los principales documentos que deberás emitir cuando empieces a cotizar.
Como documento mercantil está sujeto a una normativa, en concreto, el Reglamento de Facturación. La Agencia Tributaria exige que autónomos y pymes expidan una factura por trabajo o servicio realizado. Y que conserven una copia para posibles auditorías o reclamaciones. Son fundamentales para llevar las finanzas.
Lo que debe contener
El formato de una factura no es homogéneo, puedes escoger el que más te guste o se adapte a tus necesidades. Pero hay una serie de datos que nunca deben faltar:
- Información del profesional. Si eres autónomo, será tu nombre y apellidos, el lugar desde el que trabajas y tu DNI.
- La palabra «factura». Parece una tontería, pero debe especificarse claramente de qué tipo de documento se trata.
- El número de factura. Cada una tiene que poder identificarse por un número correlativo dentro de una serie. No puede haber huecos ni duplicidades dentro de la serie.
- Fecha de emisión. También deberá ser correlativa dentro de la serie anterior. Así, la factura nº 3 no podrá tener una fecha anterior a la nº 2.
- Datos de la persona o empresa a la que se factura. Si es una empresa, en lugar del DNI deberás incluir el NIF.
- Concepto/s. Es decir, un detalle del servicio o bien objeto de la transacción.
- Base imponible. La cantidad bruta de dinero por el bien o servicio.
- IRPF. El porcentaje de este impuesto que debes retener. Dependerá de la actividad que realices. En algunos casos, está exenta. Se descuenta de la base imponible.
- IVA. También dependerá de la actividad que realices. Y también en algunos casos hay exenciones. Se añade a la base imponible. Lo paga el cliente, lo recibes tú y trimestralmente lo ingresas en la Agencia Tributaria.
- Importe total. Es el resultado neto de restar a la base imponible el IRPF y sumarle el IVA.
Los tipos que existen
Hay varios tipos de factura:
- Ordinaria: Contiene toda la información del apartado anterior. Es la más común.
- Simplificada: También se llama «ticket». No contiene los datos del cliente ni el desglose del IVA. Solo sirve para 4 supuestos muy específicos: Cuando el importe total no supera 400€, facturas rectificativas, las emitidas con autorización expresa de la Agencia Tributaria y para operaciones de no más de un total de 3000€ según el reglamento anterior al vigente (RD 1496/2003).
- Rectificativa: Para corregir facturas con errores, porque ha habido una devolución o un descuento.
- Recapitulativa: Incluye en una única factura varias operaciones para el mismo cliente dentro del mismo mes.
- Proforma: Tiene carácter exclusivamente informativo para el cliente. Como tal, solo se emite si no ha habido aún transacción.
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