Las reuniones de trabajo (tanto virtuales como físicas) se han incrementado notablemente en las empresas en los últimos años. Es posible que este tipo de escenario te haya pillado por sorpresa o que, simplemente, no sepas cómo fomentar tu participación en la toma de decisiones con tantas personas atendiendo a cada cosa que dices. Si este es tu caso, no temas, puesto que existen distintas medidas que te ayudarán a generar contribuciones relevantes y dejar de temer participar en las reuniones de trabajo. ¡Empezamos!
Preparación previa a las reuniones de trabajo
Si participar en reuniones de trabajo te causa algo de inquietud y sabes que el tema a tratar será importante, es conveniente que te presentes con algo de preparación. Es decir, que investigues previamente acerca del tema que vais a tratar, e incluso que apuntes preguntas y tomes algunos apuntes sobre lo que necesites comentar durante la reunión.
Estar seguro acerca del asunto a tratar te hará actuar con más confianza y serenidad.
La educación como norma imprescindible
Independientemente de si se trata de una reunión de trabajo por videollamada como presencial, es necesario que cuides ciertas normas básicas. Saludar a tus compañeros, cuidar tu vestimenta y mantener un lenguaje corporal adecuado son algunas de la claves esenciales con los que generar un ambiente perfecto para que la reunión sea productiva.
Si descuidas estos aspectos podrás dar una impresión de desinterés que no te beneficiará en absoluto.
Escucha activa
Aunque a veces las reuniones pueden durar más de lo esperado, y hay temas que se extienden en exceso, es imprescindible que te muestres atento a todo lo que se dice.
Escuchar con atención es la única manera que tienes de saber cuáles son las opiniones de tus compañeros acerca del tema tratado y poder intervenir en el momento adecuado.
Aportaciones con sentido
Si necesitas aportar tu punto de vista en algún momento, es esencial que cuides ciertos puntos básicos.
- Comunicación asertiva: habla con respeto y nunca, jamás, interrumpas la intervención de otra persona. Aunque sepas que algo de lo que ha dicho es incorrecto o difiere de lo que tú piensas, deja que acabe y pide el turno de palabra cuando te sea posible.
- Gestión del tiempo de intervención: no alargues demasiado tu discurso, mantén la claridad en la exposición y trata de que tus respuestas sean concisas y enfocadas a la mejora.
- Preguntas constructivas: si vas a abrir un nuevo hilo de debate, es importante que tus preguntas vayan dirigidas a solucionar un problema, no a generar más. Por ejemplo, de nada sirve que recalques que un proyecto no ha ido como debería por culpa del fallo de un compañero. En este caso, resulta mucho más productivo preguntar qué proceso no ha ido como debería o qué necesitaría esa persona para poder realizarlo con más eficacia la próxima vez.
El tiempo lo es todo en las reuniones de trabajo
Si has convocado la reunión, procura que no se extienda demasiado o podrás perder la atención de los asistentes. Si por el contrario asistes como invitado, ten cuidado de no repetirte o intervenir innecesariamente para hacerte escuchar más.
Recuerda que el equilibro entre lo que dices y escuchas es esencial en escenarios donde el objetivo es llegar a un punto en común o encontrar una solución específica.
