Eduardo Arnau  Por Eduard Arnau, Dtor. Comercial de Techno Trends

No corren buenos tiempos para la economía. Cada día que pasa, la palabra crisis nos taladra los oídos, los conceptos mejora de productividad, reducción de costes o deslocalización de actividades nos son más familiares. Las empresas se ven obligadas a tomar medidas que, en algunos casos pueden ser extremas, perjudicando tanto a trabajadores como a la propia compañía. Sin embargo, existen algunas soluciones tecnológicas que pueden, no sólo ayudar a reducir costes, sino también a mejorar la comunicación entre distintas sedes, tomar decisiones más rápidas y eficaces, aumentar la productividad y competitividad de las empresas y mejorar la calidad de vida de los empleados… Me estoy refiriendo a la «telepresencia».

Este concepto, relativamente moderno, es una nueva experiencia visual, una evolución de la videoconferencia tradicional que llega para incorporarse como una nueva herramienta de trabajo. La telepresencia permite mantener reuniones entre dos o más personas que se encuentran físicamente a distancia, con una gran calidad de imagen y sonido, como si los interlocutores se encontraran cara a cara.

Estos sistemas brindan la oportunidad de celebrar reuniones entre varios puntos al mismo tiempo, lo que se conoce como multiconferencia o conferencia multipunto. En tiempo real podemos mantener una conversación entre participantes que se encuentran a miles de kilómetros de distancia; enviar o recibir datos e imágenes de alta calidad con el contenido de una presentación o un documento; imagen y sonido procedentes de un DVD/VCR, etcétera.

Estas soluciones tecnológicas se aplican con frecuencia en el desarrollo de sesiones de formación, reuniones para entrevistar candidatos, reuniones departamentales, con clientes o proveedores lejanos que no justifican el desplazamiento de todo un equipo de trabajo, acceso remoto a expertos… Sin embargo, a pesar de tener una aplicación muy extendida, muchos profesionales desconocen todas estas utilidades.

Es evidente que en tiempos de crisis la palabra ahorro es la que suena con más fuerza para paliar sus consecuencias. Y no lo es menos con esta solución tecnológica. Con la telepresencia se suceden tres formas de ahorrar simultáneamente: en desplazamientos, dietas y alojamientos por parte de la empresa; en tiempo por parte del empleado —lo que favorece, al mismo tiempo, su conciliación con la vida laboral y familiar—, y en combustibles para el transporte, lo que contribuye así, a reducir las emisiones de CO2.

Si traducimos los desplazamientos en cifras económicas podemos comprobar que una empresa que traslada a cinco empleados una vez por semana utilizando el puente aéreo Madrid-Barcelona, durante 40 semanas al año, asume un gasto anual de unos 146.000 euros. Es habitual una reducción del 50% de viajes, con lo que el ahorro puede alcanzar fácilmente los 70.000 euros al año. Teniendo en cuenta que se puede obtener un sistema de telepresencia a partir de 6.000 euros, es fácil aventurar la rentabilidad de este coste. Los expertos en nuevas tecnologías llevan tiempo diciéndolo: una inversión a tiempo en sistemas efectivos ayudan notablemente a la reducción de costes.

Lo que debemos tener claro es que la experiencia en la implantación y uso cotidiano de estos sistemas apuntan hacia un futuro —que ya es presente— en el que se adaptan nuevos hábitos de trabajo, con equipos prácticos, eficaces, accesibles y fáciles de utilizar.