Pongamos por caso que tienes que escribir un correo electrónico a alguien para reservar unas entradas y estás en el trabajo. Desde tu correo corporativo, ese en el que aparece el nombre de la empresa para la que trabajas, lo envías. Estás haciendo uso de una herramienta de comunicación por ser trabajador de esta empresa. ¿Tiene derecho la compañía a verificar el uso que estás haciendo de esa dirección de correo?
Lo cierto es que sí. Las empresas tienen derecho a controlar las comunicaciones corporativas que ponen a disposición de los trabajadores. Pero no de cualquier manera. Existen condiciones en las que ejercer este derecho para que no se vulneren otros, como el de la intimidad, al que tiene cualquier persona. Estos pueden entrar en conflicto.
Condiciones: aviso, necesidad, proporcionalidad, idoneidad
Las empresas pueden investigar el contenido de tu correo corporativo siempre y cuando se haya avisado con anterioridad de que esto podría ocurrir. Si el usuario de esa dirección no sabe, porque no se ha comunicado con la suficiente insistencia, que ese correo que emplea puede ser chequeado por la empresa se estaría vulnerando su derecho a la intimidad.
Además, debe hacerse con proporcionalidad. Quiere esto decir que no pueden inspeccionarse todas las carpetas del correo si no lo mínimo gracias a lo cual se pueda demostrar que se está haciendo un inadecuado o no permitido del correo. Se recomienda el uso de palabras claves para acotar la búsqueda.
Quizás escribir un correo para reservar entradas para un espectáculo no sea hacer un uso inapropiado del correo de la empresa o que implique una gravedad extrema pero sí podría serlo el sacar información sobre clientes, compras u otros datos sensibles de forma que pudieran estar quebrantando el derecho a la protección de los datos de la empresa o ser constitutivo de delito por espionaje industrial.
Si la empresa decidiera acceder a la cuenta de un usuario corporativo debería justificar previamente la necesidad para argumentarla debidamente frente una eventual denuncia por parte del trabajador de que se está perjudicando su derecho a la intimidad.
Otra de las condiciones sería la idoneidad. Se hace referencia a utilizar esta investigación de la comunicación del empleado porque no hay una forma menos invasiva de demostrar un uso prohibido de la herramienta. Tener sospechas de que se está haciendo un empleo inadecuado de las vías de comunicación no justifica la revisión de todos y cualquiera de los canales de comunicación que usa un trabajador.
En este sentido habría que valorar el que esta investigación la realizara un departamento específico con las máximas garantías de que no se usará esa información privilegiada para dañar a un compañero y que esa información no trascendería los límites de la investigación. Para preservar este derecho a la intimidad sería conveniente que desde la dirección se enviara un escrito con la petición de investigación al departamento o persona encargada de ello.
Legislación sobre el derecho a la privacidad en la empresa
Estas condiciones están recogidas en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales en su artículo 87, Derecho a la intimidad y uso de dispositivos digitales en el ámbito laboral, se describen las características que debe tener la investigación. Las empresas deberán tener recogido, por ejemplo en el reglamento interno, la forma en la que podrían acceder a los email de los empleados. La representación de los trabajadores deberá de formar parte de la elaboración del protocolo de actuación y tener acceso al rastreo de cuándo y cómo se han realizado estas prácticas. No contemplar estas normas que garantizan la privacidad anularían cualquier prueba recogida para demostrar una posible mala práctica. Como ocurrió en el caso Barbulescu.
El caso de Barbulescu
Este ingeniero rumano fue despedido por su empresa al descubrir ésta que había utilizado el correo electrónico por motivos personales. La compañía encontró correos dirigidos a su hermano y a su novia. El caso llegó hasta el Tribunal Europeo de Derechos Humanos (TEDH), que en una sentencia fechada el 5 de septiembre de 2017 dictaminó que se habían vulnerado el derecho a la privacidad del empleado ya que la empresa no había comunicado, o al menos no pudo demostrarlo, que había una prohibición sobre el uso del correo corporativo por motivos personales. El caso marcó un antes y un después para la legislación laboral en las denuncias por violación de derechos a la intimidad de los trabajadores.
