¿Quién no ha ido alguna vez a una reunión de trabajo interminable que encima acaba sin ninguna conclusión clara? Yo he asistido a más de una, por ello quiero hacer mención a un artículo publicado en El Economista donde se trata de dar las claves para que las reuniones de trabajo sean productivas. 

En el reportaje se hace mención a una encuesta elaborada por la Escuela de Negocios EOI entre responsables de departamentos de recursos humanos, según la cual el 80% de los empleados detesta que las reuniones terminen sin conclusiones, un 70% no conoce la agenda de la reunión y para un 47% el problema es que las reuniones se convierten en un monólogo por parte de sus superiores, que son los que acostumbran a convocar la reunión.

Aunque es cierto que cada reunión es un mundo y cada grupo de trabajo un universo, se pueden destacar algunos aspectos claves que pueden hacer de estas citas algo realmente productivo  :

  • Todos a una: La responsabilidad de que la reunión sea productiva es de todos, no sólo del que convoca. Cada uno debe prepararse la reunión por su cuenta para cumplir con los horarios.
  • Duración: Una hora es tiempo más que suficiente para tratar los temas que se han fijado con anterioridad. Si se sobrepasa en exceso este tiempo, se recomienda convocar dos reuniones. Y la mañana es la parte del día más idónea para llevar a cabo la reunión.
  • Anticipar: Explicar de antemano a los asistentes qué temas se van a tratar así como el orden de los mismos. Las convocatorias pueden hacerse por varias vías en función del contenido de las reuniones: mail, teléfono o cara a cara.
  • Moderador: La persona que convoca debe ser la encargada de centrar y orientar los temas de debate así como asegurarse de que está presente todo el mundo y que no ‘sobra’ ninguno de los convocados.
  • Conclusiones: Es necesario cerrar la reunión con conclusiones para que los asistentes no se vayan con la sensación de haber perdido el tiempo. Si es necesario, éstas se recogerán en un acta que se les enviará posteriormente.