Casi ha pasado un año desde el primer confinamiento y en muchas empresas se continúa teletrabajando. Y es probable que en las próximas semanas se produzcan confinamientos más estrictos que impliquen la vuelta al teletrabajo de muchas personas. Ante este panorama, ofrecemos algunos consejos para mejorar la organización y sobrellevar la jornada en remoto.

Aspectos ambientales de la jornada en remoto

Como todo apunta a que esto se va a alargar más de lo que parecía en un principio será imprescindible crear un espacio de trabajo en casa en las mejores condiciones posible. Esto implica buscar un buen foco de luz natural (cuidando que no se produzcan reflejos en las pantallas que molesten a la vista), un lugar libre de ruidos y donde se pueda conseguir una temperatura que resulte confortable.

Para proteger la saludable división entre trabajo y el resto de actividades del día es recomendable delimitar un lugar de trabajo y que éste sea siempre sea el mismo. Puede ser el mismo espacio compartido con otros usos, pero acondicionado con todo lo necesario para trabajar. Pero, es importante que, al terminar la jornada, ese espacio pueda recuperar su aspecto y funciones para la casa. Recoger todo lo referente al trabajo y guardarlo, que quede poco visible y evitar la tentación de continuar trabajando una vez se ha dado por concluida la jornada. Hay que crear tanto el ambiente de trabajo como el de descanso, ocio o familiar partiendo de las mismas estancias por lo que los elementos que veamos tendrán que estar diferenciados dependiendo del momento.

En este sentido es importante también que haya orden para mantener el espacio libre de distracciones.

Cómo organizarse mejor trabajando a distancia

Cómo organizarse mejor trabajando a distancia

En cuanto a los consejos para mejorar la organización trabajando desde casa estas son algunos de los tips que nos han resultado más interesantes. Según todas las fuentes consultadas, de las que os damos más abajo alguna referencia, es muy recomendable guardar una rutina. Similar a la que se sigue cuando sales a trabajar: aseo, desayuno, y vestir una ropa distinta a la que utilizas para dormir.

Cuando ya estés delante del ordenador, antes que nada, es aconsejable definir las tareas que se van a abordar ese día y no empezar a trabajar a demanda. Estructura las tareas y establece prioridades. En muchos casos tu trabajo dependerá de otras personas y tendrás que hacer un reporte a quien se ocupa de coordinarlo. Así que, de forma diaria o semanal pregunta qué se espera de ti. En este sentido, es interesante propiciar una minireunión con tu responsable para que defina objetivos semanales o diarios con el fin de llevar tu propio control. En la oficina esta conversación se produciría de forma más orgánica y, sin embargo, ahora hay que darle su lugar y tiempo específico.

Con toda la información de la que dispongas puedas establecer una hora de inicio de la jornada y otra de final. Distribuye las tareas que tienes y asígnales un tiempo de ejecución. Esta forma de autosupervisión te ayudará en los días sucesivos a conocer tu nivel de productividad y a tener argumentos para modificarlo frente a tus superiores (y frente a ti mismo, muchas veces, más exigente).

Los descansos e imprevistos también forman parte de la jornada en remoto

En esta distribución de horarios ten en cuenta también que habrá imprevistos e interrupciones. Mídelas y tenlo en cuenta para la organización de días posteriores.

Calcula también los tiempos en los que harás descansos. Es recomendable que estos se produzcan cada hora- hora y media y que se alarguen durante 5 o 10 minutos.

Reporta con mayor frecuencia. Es importante que se sepa en qué estás. Recuerda que trabajas en equipo. Si no puedes cumplir con los plazos ponlo en conocimiento de tus superiores lo antes posible para poder reconfigurar la jornada. Este ejercicio de comunicación extra también ayudará evitar el aislamiento.

Define los tiempos en los que puedes estar disponible por teléfono o email, pero también el tiempo que prefieres no ser interrumpido porque la tarea con al que estás requiere concentración máxima.

Reunión con los de casa antes de empezar

Durante las reuniones, es interesante que siempre se utilice el vídeo para optimizarlas al máximo. Las cámaras encendidas invitan a que la atención sea plena y limitan el estar haciendo otras actividades que pueden restar operatividad debido a las distracciones. Por la misma razón, estos encuentros deben ser más cortos y procurar que sean eficaces al máximo. Para ello, apunta los temas que quieres tratar y pide un orden del día de lo que se tratará.

Uno agujero negro de tiempo en las jornadas de teletrabajo es la resolución de incidencias de tipo informático. El soporte help desk ya está muy implantado en las empresas. Asegúrate de que tienes localizado el contacto con este servicio para dar solucionar ágilmente problemas técnicos.

Por último, una reflexión para mejorar la organización con el resto de personas con las que se convive. Está siendo habitual que todos los miembros tengan que atender obligaciones mientras guardan cuarentena. Los peques con sus clases online y las personas adultas con sus teletrabajos. Una conversación al inicio de las jornadas puede ser interesante para que todo el mundo sea consciente del tiempo en el que las demás necesitan que no haya ruido o interrupciones.

Puedes consultar más recomendaciones para una mejor organización en remoto en estos enlaces: