¿A quién no le ha pasado tener todo el tiempo del mundo para hacer algo y al final tener que hacerlo a la carrera? A casi todos. Es algo bastante común que nos vengan a visitar los ladrones de tiempo. Y se llaman Falta de Concentración, Aplazamiento de Tareas, lo que los anglosajones llaman procrastination, y Mala Comunicación.
1. Falta de atención
Nuestra atención está secuestrada por la novedad. Las continuas actualizaciones de las redes sociales, de los correos, las noticias…El cerebro requiere de novedades continuamente y eso impide centrar la atención. Técnicas como el mindfulness pueden ayudar a centrar la atención y controlar los momentos menos productivos.
Respetar los tiempos de descanso es crucial durante una sesión de trabajo. Si no se guardan el cansancio se apodera de la mente y comienza la desconcentración. Cuando esto ocurra lo mejor es levantarse y dar un pequeño paseo. Para prevenirlo puedes utilizar técnicas como el la del Pomodoro que consiste en partir la sesión en tramos de 25 minutos al cabo de los cuáles hay que levantarse y descansar durante otros cinco. Se consigue un alto nivel de productividad porque hay tiempo de trabajo y tiempo de recompensa (los cinco minutos).
Una de las principales distracciones las producen las notificaciones de las redes sociales. Antes de empezar a trabajar asegúrate de que los avisos de las aplicaciones no van a robarte la concentración. Desactívalas para no prestarles ni un minuto de tu atención mientras estás concentrado trabajando. Fija un momento para consultarlas antes de sentarte y revísalas entonces.
Establece prioridades. Las tareas que requieran una mayor atención o tiempos más largos de concentración abórdalas con la mente despejada, según tus biorritmos. Tener la mente despejada hará que aproveches mejor el tiempo.
2. Aplazar tareas (procrastinación)
Dejarlo para el final. El término procrastination hace referencia a la tendencia a aplazar una tarea importante que resulta desagradable bien por ser demasiado exigente, bien por sentirse inseguro frente al desempeño o todo lo contrario, precisamente por querer sentir esa adrenalina que se libera al llevar el plazo de ejecución al límite del vencimiento.
Las recomendaciones para combatir esta actitud vienen por tomar el control de la situación y no dejarse llevar. Cuando se aplazan las tareas se tiene una falsa sensación de que más tarde se estará en mejores condiciones para llevar a cabo el trabajo pero la verdad es que el ciclo de culpa y la pérdida de control hace que se llegue en perores condiciones a afrontar la actividad.
En el caso de que una tarea resulte demasiado costosa y ese sea el motivo para posponerlo se puede esquivar el aplazamiento patológico dividiendo el trabajo en pequeñas metas u objetivos. De esta forma se consigue confianza cuando se van cumpliendo con los plazos y el miedo a afrontar esta tarea importante se disipa. Pero lo principal es obligarse a empezar. Es lo más complicado, si se consigue dominar la pereza está hecho. El tiempo que se dedica a la tarea será exclusivamente para el cometido y no para hacer otras mil cosas que se emprenden como excusa para no ponerse con ello.
3. Mala comunicación
Interpretaciones erróneas por falta de escucha o atención, la falta de claridad en los mensajes que se quieren transmitir. Peticiones o requerimientos continuos, interrupciones constantes. Todos estos son ejemplos de una mala política de comunicación en la empresa que deriva en pérdida de tiempo. Se obliga a tener que hacer llamadas de teléfono para aclarar cuestiones después de haber recibido indicaciones confusas o respuestas a email pidiendo más información. Eso en el mejor de los casos. En otras ocasiones hay que repetir el trabajo, dedicarle más cuando ya se ha estimado un tiempo para esa tarea lo que deriva en el retraso en otras.
Hacer un esfuerzo para mejorar la comunicación en los equipos de trabajo es una inversión en productividad. Para ello los mensajes tienen que ser claros, principalmente por escrito para que se pueda recurrir a ellos si hay dudas. Con la información dosificada y estructurada.
Cuando se quiere algo de alguien es muy importante ponerse en el lugar de quien lo recibe. Cuando escribas un email explica al máximo lo que quieres que quede claro. Ponlo por puntos, aclara, adelántate a las preguntas o dudas que pueda surgirle a tu interlocutor y no des por entendidas cosas.
Estos son los principales responsables de que el tiempo se evapore. Tomar el control sobre estas tres cuestiones hará que tu tiempo de trabajo sea más eficaz y llegues a los plazos con tiempo para perfilar.
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