La nómina es un documento cotidiano en las relaciones entre el trabajador  y  la empresa para la que trabaja. Es el recibo justificativo del pago del salario y sirve para poner sobre el papel la forma en que se está llevando a cabo esa relación, cuál es la remuneración que percibe el empleado y cuál la cuantía de las deducciones por impuestos. Sin embargo, no todos los trabajadores por cuenta ajena saben interpretar las diferentes partidas que conforman este documento, cuyo modelo está regulado por ley desde 1994 y cuyas reglas de normalización, y los apartados de los que debe componerse, podemos consultar en el Estatuto de los Trabajadores. Antes de esa fecha, todas las nóminas no eran iguales y podía haber dudas sobre algunas partidas.

En los últimos tiempos, muchas empresas han optado por externalizar la gestión de la nómina y, en un mundo cada vez más globalizado, es un documento que se ha internacionalizado, lo que, en opinión de Diego Santos, del bufete de abogados Sagardoy, está creando algunas imprecisiones, porque algunas compañías, con sedes en diferentes países, no tienen estandarizadas algunas partidas entre sí.

El documento, firmado por el trabajador y sellado por la empresa, debe conservarse y archivarse durante cinco años y, si tenemos algún problema o creemos que estamos siendo víctimas de algún tipo de fraude –o un simple error–, tenemos hasta un año para reclamar alguna de las partidas.

Los principales elementos de los que consta son cabecera, devengos o percepciones y deducciones.

1. Cabecera

Es el primero de los apartados que contiene una nómina y recoge los datos de identificación de la empresa –como su razón social, el domicilio del centro de trabajo y el código de la cuenta de cotización en la que está el trabajador incluido– y del trabajador –tipo de contrato, categoría, antigüedad en la empresa…–, así como el periodo de liquidación al que corresponde dicha nómina. En esta partida únicamente se detallan los datos de identificación, por lo que, según Santos, «no tiene por qué haber desfases», aunque podrían darse, según el abogado, en el tema de la categoría profesional: puede que su denominación se deba a una clasificación interna de la propia empresa y haya problemas a la hora de compararla con las que están contenidas en el convenio colectivo.

Santos señala que también puede haber controversias en la antigüedad del trabajador, por ejemplo en empleados que están contratados únicamente por días y no por meses.

2. Devengos

También denominadas percepciones, se trata de las cantidades monetarias –o no– que percibe el trabajador por cada uno de los conceptos en los que se  divide. En este sentido hay que distinguir entre las percepciones de carácter salarial –que están sujetas a la cotización al Régimen General de la Seguridad Social–, de las percepciones extrasalariales, que no cotizan en el mismo. Entre las primeras encontramos, por ejemplo, el salario base –que no lo establece la empresa, sino que está regido por cada categoría profesional–, los complementos salariales, etc. Los principales problemas que se pueden producir aquí, según el abogado de Sagardoy, se dan por desajustes entre el contrato y el convenio. Por ejemplo, que el convenio colectivo no permita el prorrateo de las pagas extras y, sin embargo, la empresa sí lo esté haciendo.

También pueden darse problemas en partidas que no son fácilmente  trasladables o absorbibles por el convenio colectivo. ¿Por ejemplo? Las mejoras de convenio o los pactos individuales. Pero, incluso, puede haber problemas más «mundanos », debidos a errores informáticos: el documento de nómina está mecanizado y, generalmente, lo realiza un programa  informático.

Si alguna de estas partidas tiene una denominación diferente a la que tiene  instalado el software, se pueden producir desfases. Otro concepto que puede  dar lugar a errores, según Santos, es el de las percepciones no  salariales. Aquí entran algunos privilegios o beneficios, como los vehículos de empresa o la manutención. «Deben estar perfectamente especificados y se debe tratar, realmente, de partidas extrasalariales ».Es decir, que deben estar contempladas como tales en el convenio colectivo.

 3. Deducciones

Aquí se incluyen dos conceptos. El primero es la deducción por el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) y aparece expresada en un tanto por ciento que se debe descontar del total. La segunda deducción, a cuenta de la Seguridad Social, se divide, a su vez, en diversos conceptos: las contingencias comunes –que es un 4,7% del salario de todos los trabajadores por igual y que sirve para financiar la asistencia sanitaria pública–, la cuota por desempleo –que es, en definitiva, una partida  estinada a la ayuda de las personas sin empleo–; la aportación al Fondo de  garantía Salarial (FOGASA) y la formación profesional –destinada a la  financiación de las acciones de formación profesional que financia el Estado–.

Estas partidas afectan por igual a todos los trabajadores. Este apartado,  según Diego Santos, del bufete Sagardoy, se ha homogeneizado y no suele haber problemas, aunque «depende de las partidas que se han hecho en el apartado de devengos, si son o no salariales…».