Dicen que la crisis agudiza el ingenio.Tal vez movidos por las circunstancias actuales, por los avances tecnológicos, o por la necesidad de conciliar…O por todo al mismo tiempo. Lo cierto es que desde muchos sectores se plantean un nuevo modelo laboral que afecte tanto al trabajador como al lugar físico en el que desarrolla su función. Hablamos del llamado trabajo virtual, un concepto que comenzó a circular hace unos años pero que es ahora cuando se analiza con pretensiones reales.

Regus, proveedor de soluciones de espacio de trabajo, ha elaborado un informe sobre este tema con las valoración desde trabajadores de grandes empresas de todo el mundo. Olivier de Lavalette, director de Regus en Europa del  sur, comenta que el estudio hace evidente que hay que «repensar las oficinas» y que optar por el trabajo virtual puede ser una opción para reducir los costes fijos de una compañía.

En su opinión, ordenadores, teléfonos y demás herramientas habituales en cualquier espacio de trabajo son ahora inútiles gracias a los avances de la tecnología digital e informática en la nube, y se reafirma gracias a los datos del estudio: «El 58,2%de las personas que trabajan en grandes empresas prevén una reducción en la necesidad de un espacio para oficinas como resultado del futuro estilo de trabajo, y solo un 7%pronostica un aumento del espacio necesario», a  lo que añade que, para algo más de la mitad de los encuestados, la oficina «se convertirá en un espacio de uso ocasional».

Además de abaratar costes, estas iniciativas han sido creadas en pro de la flexibilidad y la conciliación laboral. En ello comenzó a trabajar Microsoft allá por el año 2003 con un plan al que llamaron«Nuevos Tiempos», un proyecto pensado bajo una gestión a largo plazo. «El objetivo que se prentendía era que todos y cada uno de los empleados de Microsoft Ibérica tuvieran a su alcance políticas más flexibles que les permitieran ir creciendo como personas y como profesionales, y que  mejorara la productividad de la compañía», comenta David Negrete, director de la unidad de negocio de productividad y colaboración de Microsoft Ibérica. ¿Y qué hicieron para lograrlo? Facilitaron a toda la plantilla las herramientas TIC más innovadoras que permitan desarrollar su labor desde cualquier parte a través de un portátil equipado con el software más avanzado, conexión de banda ancha y móvil inteligente.

Nuevo modelo

«A efectos prácticos fomenta la movilidad de los trabajadores, aumenta su calidad de vida, minimiza el estrés, reduce la rotación laboral,mejora el compromiso del empleado… y supone ahorros de unos 1.200 euros por empleado y año», puntualiza Negrete.

Para hacerse más visible, en esta compañía pusieron en marcha el «Día de la Oficina enCasa», una iniciativa en la que colaboraroncerca de 500  mpresas.En su presentación, María Garaña, presidenta de Microsoft Ibérica, reclamaba que España es uno de los países con horarios laborales más extensos y, sin embargo, tiene laproductividad como una asignatura  pendiente. En la sociedad española el aprovechamiento de la jornada laboral dista mucho de los horarios continuados que se siguen en otros países europeos.

«El próximo desafío para España será el hecho de que la generación que aún está en la escuela se negará a utilizar las oficinas como lo han hecho sus padres», recalca Olivier de Lavalette y recuerda que el 70% de los encuestados por Regus creen que serán ellos –los jóvenes– los que mejor aceptarán esta nueva versión virtual y rechazarán lo que actual y tradicionalmente conocemos como oficina. El director de Regus en Europa del Sur pone de ejemplo a una compañía británica llamada Yell, algo así como las Páginas Amarillas británicas. Esta empresa cerró 18 de sus oficinas y aumentó el uso de centros de Regus de 18 a 153, con lo que consiguió aumentar su productividad en torno a un 10%. En Siemens permiten a sus colaboradores disponer de un puesto de trabajo móvil.

A este cambio cultural lo han llamado Siemens Office, que, en palabras de su director de recursos humanos, Eugenio Soria, «es una oficina con diferente zonas que puede utilizar el trabajador atendiendo a las tareas que vaya a realizar ». Además de organizar sus oficinas en zonas diferenciadas, han ampliado sus posibilidades para poder trabajar allá donde lo requieran sus trabajadores.

«La cultura Siemens Office ha logrado una mejora en la satisfacción y conciliación de los colaboradores. Estamos en una sociedad cambiante en la que los trabajadores no pueden seguir encadenados a la mesa de la oficina», añade Soria.

En este camino se sitúa el proyecto de la empresa Plantronics, también desde una visión algo más moderada, ya que no apuesta por una oficina virtual, sino inteligente . Han modernizado sus instalaciones en Europa para conseguirunos espacios de trabajo más eficaces y productivos. Junto a la consultora Leesman han creado un espacio de trabajo que facilita la comunicación entre empleados mediante cuatro áreas muy bien definidas: una destinada a la concentración y el trabajo individual, otra  para el trabajo en grupo, una tercera destinada al ocio, y otra a la comunicación, donde se mantienen encuentros y reuniones –presencialesyvirtuales–.

Cambio cultural

¿Ya efectos prácticos? Si concebimos el trabajo tal y como se desarrolla actualmente, pueden surgir dudas respecto a la organización y a la comunicación entre trabajadores. Olivier de Lavalette destaca que, en su estudio, percibieron que los principales problemas se debían a la resistencia cultural inicial a cambiar un método de trabajo tradicional por uno nuevo, no tanto sobre la forma de trabajar en sí.

Otra cuestión fundamental es saber si estos modelos son aplicables más allá de las grandes empresas. Hablamos de las PYMEs,por ejemplo.

Eugenio Soria cree que trasladar estas medidas a la mediana empresa es posible, lo que es necesario es abordar diferentes frentes como el cambio cultural y la inversión en el soporte técnico: «Habrá que trabajar en las barreras del empleo clásico », añade Soria.