Que el teletrabajo ha llegado para quedarse es algo que parece una certeza indiscutible. Pero teletrabajar no es solo ejecutar tareas en remoto. Las formas de trabajo a distancia necesitan de estructuras adecuadas de gestión y métodos adaptados de evaluación del desempeño. El smart working propone las nuevas reglas.
Ventajas y retos del smart working
Tener la posibilidad de cumplir con la jornada en remoto tiene una serie de ventajas sobre la organización de tiempo de las personas que trabajan. Ofrece una mejor conciliación con la vida personal, reduce los tiempos en los transportes y favorece la igualdad de oportunidades para quienes tienen diversidad funcional.
Sin embargo, estos beneficios van acompañados de desafíos como:
- Derecho a la desconexión. Poder trabajar en un espacio y un tiempo determinado, fijando fronteras claras entre el tiempo de trabajo y el tiempo de ocio, descanso o el necesario para dedicarlo a las responsabilidades familiares. El teletrabajo hace que ese límite sea poroso y ambos mundos se interfieran. Es necesario adaptar el trabajo a distancia para que pueda producirse sin que se resienta la productividad o reste tiempo y acabe empañando la vida personal.
Las especiales circunstancias de la pandemia, y los desajustes que una precipitada implantación ha tenido sobre el teletrabajo, hacen que el control de los tiempos se desbarate y las jornadas están alargándose o ejecutándose en horas intempestivas.
- Metodología inadecuada: querer aplicar la misma metodología del trabajo presencial al remoto. Es necesario capacitar para la gestión del tiempo. El smart work propone una metodología del trabajo que tiene que ver con el cumplimiento de objetivos y no con el respeto de un horario concreto.
- La brecha tecnológica se agranda entre trabajadores con habilidades tecnológicas y los que no lo las tienen. Uno de los objetivos sería reducir esa brecha e igualar en competencias digitales a toda la plantilla.
Los fundamentos del smart working
Flexibilidad
Permite a los empleados concentrar las horas de trabajo y auto-organizarse, para estructurar sus horas de trabajo. Esto puede abordarse de varias formas. Por ejemplo, la flexibilidad semanal (elegir el día, o los días que se van a teletrabajar), la flexibilidad horaria, acudiendo a la oficina en un horario flexible o la flexibilidad en cuanto al trabajo: permite concentrar un volumen mayor de trabajo en unos días determinados para luego tener tiempo libre.
Movilidad
Trabajar en remoto, pero no necesariamente en casa. El smart working permite trabajar desde cualquier lugar en el que haya una buena conexión de internet. Pueden ser lugares de coworking cerca del domicilio lo que facilita una mejor la conciliación con la vida personal y disminuye los tiempos de desplazamiento al trabajo.
Herramientas específicas
El teletrabajo requiere de la implantación de software para trabajar en remoto y dar acceso a la oficina en la nube. Es fundamental que los empleados cuenten con material apropiado para poder afrontar cada tarea como equipos con capacidad adecuada, cámaras y aplicaciones para reunión.
Comunicación
Uno de los riegos del teletrabajo es la desvinculación con el entorno laboral clásico y la pérdida de engagement. Para evitarlo es recomendable una buena estrategia de comunicación interna que garantice que el canal de información con la empresa mantiene su flujo y que, esa información a la que se tenía acceso de forma presencial ahora está disponible también telemáticamente. Facilitar esos canales de conocimiento informal es otro de los retos del smart working.
Metodologías de trabajo específicas
Hay una serie de características que debe tener la implementación de tareas para smart working. Los objetivos deben ser muy concretos. Deben ser medibles, realistas con las herramientas que se disponen y tener un tiempo de ejecución. Tendrán que establecerse también las prioridades.
En general, no sirve implementar el teletrabajo a través de herramientas online. Es necesario que haya toda una estrategia pensada y definida para optimizar el trabajo de estas características. También en cuanto a la evaluación del desempeño.
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