Hay personas que, debido a su cargo, soportan un importante nivel de responsabilidad dentro de una empresa. También ocurre en iniciativas de emprendimiento donde el negocio se ha levantado con los esfuerzos y desvelos de una o dos personas. Pero llega un momento en el que se necesitan más fuerzas de las que puede reunir una sola persona para afrontar otros retos o alcanzar objetivos más ambiciosos. Llega el momento de delegar.
¿Qué se entiende por delegar?
Delegar funciones es el proceso mediante el cual se traspasan las responsabilidades o tareas que inicialmente se han desempeñado a otras personas junto con la autoridad correspondiente.
Es un camino inevitable si se quiere progresar. Por él tienen que pasar directivos y personas emprendedoras que en un primer momento han tenido que desempeñar todas las funciones para impulsar el arranque de una iniciativa, de un proyecto pero que, en momentos posteriores, cuando se ha conseguido una mínima estabilidad es necesario que se deshagan de tareas para avanzar.
Un exceso de la carga de trabajo significa en muchos casos una pérdida de productividad. La optimización en la gestión del tiempo pasa por asignar de forma equilibrada y adecuada las tareas entre los miembros de un equipo.
Es un proceso complejo porque significa deshacerse de competencias donde se ha generado una confianza en el proceso y en los resultados.
Saber delegar
Se habla mucho de “saber delegar”. Alguien responsable de una iniciativa que sabe delegar tiene una idea integral del negocio. Sabe ver qué partes necesitan refuerzo, dónde hay un punto débil y en cuáles se puede soltar porque se ha constituido una fortaleza ya y existen una o varias personas competentes a las que se puede transferir la responsabilidad.
A menudo aparecen reticencias y dudas por parte de quienes han desempeñado el puesto que se delega. Se teme la desvirtuación de la idea y la pérdida del control de la misma pero, por el contrario, si se hace de forma adecuada se enriquece con la impronta y la visión de los demás.
Es importante tener en cuenta varios aspectos para poder hacer una transición enriquecedora y empoderante para todos los miembros.
- Identificar a la persona que sustituirá: Debe reunir una serie de cualidades que no tienen por qué coincidir con las del anterior responsable. Es imprescindible llevar de base asimilada la visión y los valores de la empresa y que tenga claros los objetivos de la posición. A partir de ahí cada cual tiene sus formas y eso, lejos de suponer un problema, significa una oportunidad.
- Comunicación: Tiene gran importancia saber transmitir las características del puesto, de las funciones. Hay que tener una actitud generosa con quien va a sustituir para que el trasvase del conocimiento sea enriquecedor y valioso. Enseñar de qué forma se establecen las prioridades y cuáles son y ser lo más abierto posible para mantener dinámico el flujo de la comunicación. Se agradecen los consejos basados en la experiencia pero siendo consciente de que existen formas alternativas de hacer las cosas tan válidas como las que nosotros hacemos. En este sentido, es importante también comunicarlo al resto de trabajadores implicados en la misma área, sobre todo si van a dejar de depender de una persona para hacerlo de otra. La información es esencial para fortalecer el respaldo al nuevo delegado.
- Explicar qué se espera de la persona en la que se delega. Esto ayuda a centrar los esfuerzos del nuevo ocupante en sus funciones para que le permita caminar con confianza y manera enfocada. Hay que dar un tiempo para que la persona que sustituye adquiera esa confianza, pueda probarse y los demás asuman quién tomará las riendas.
Los beneficios de delegar funciones
Entre los beneficios que saber delegar aporta está el hecho de generar expectativas positivas en el resto de trabajadores. Se visibilizan las oportunidades de promocionar y contribuye a la motivación. Por el contrario, un lugar donde los puestos permanecen inamovibles son desalentadores para el resto de la plantilla.
Es interesante hacer un seguimiento en el que se puedan establecer criterios de cumplimiento de objetivos en un corto plazo, evaluación de estos y valoración. Acordar un tiempo donde se puedan hacer correcciones y aclaraciones.
Hay tareas más sencillas de delegar como las más operativas y administrativas. Otras, que implican a la estrategia de la empresa son más complejas y difíciles de delegar.
Se aprovecha el talento de un equipo al máximo y se ponen en juego alternativas en la forma de hacer las cosas lo que redunda en innovación y diversidad de enfoques, necesario para contar con recursos de adaptabilidad en tiempos de cambiantes.
¿Se puede delegar la autoridad?
La responsabilidad se comparte, la autoridad se delega. Este mantra que planea en las empresas hace referencia a que quien delega solo se desprende de la autoridad en una determinada función. Hace una transferencia de poder, legitima a otra persona, un colaborador, como referencia sobre una tarea. Pero no elude su responsabilidad. Si la delegación desemboca en un error, en un fracaso la responsabilidad se asume, o se comparte.
Hay muchos problemas que se derivan de una excesiva responsabilidad sobre algo. Tiene que ver con sentirse imprescindible y falta de confianza en los demás. Pero eso no es operativo. Si se quiere progresar hay que arrojar lastre. Para avanzar hay que delegar.
