El paquete de Microsoft Office tiene aplicaciones fundamentales para el día a día de multitud de trabajadores. Como son programas intuitivos que muchas veces se aprenden de una manera autodidacta. Sin embargo, una formación específica puede ser una inversión mucho más útil de lo que en principio parece. Veamos las ventajas de conocer a fondo una de las estrellas del paquete: el Word.

Lo que casi todo el mundo sabe sobre Word

Word es un procesador de textos. Ya sea con estas palabras o con otras menos técnicas, esto es lo que casi todo el mundo sabe de él. Es decir, se sabe que este software te permite dar estilo a los textos que escribes o que tienes que manejar y acompañarlos de imágenes, esquemas y tablas. Hay otros procesadores de texto y posiblemente los haya con iguales o incluso mejores prestaciones. Sin embargo, este es el más popular en todo el mundo. Las primeras versiones para Windows son ya de hace prácticamente 30 años.

Ahora bien, saber esto no implica dominarlo. De hecho, hay mucha gente que no tiene que emplearlo a diario y que, aunque lo dominaron en otra época, tienen que reaprender a usarlo. La cuestión está en que las tareas que han de resolver ahora pueden ser de muy distinto tipo a las que tenía que llevar a cabo por aquel entonces. Aparte, hay novedades que suponen un gran ahorro de trabajo si se conocen. Depende mucho del tipo de puesto y hay multitud de ofertas de empleo que requieren el uso avanzado de Word.

Word avanzado

Invertir en formación en Word sale rentable

La imagen que se tiene de este programa en nuestro entorno social es la de que es un programa sumamente sencillo. Cualquiera puede aprenderlo si se pone un rato a “investigar” por su cuenta. O bien si su prima, tío o cuñado le explica las cuatro cosas fundamentales que tiene que saber. Es cierto que es muy intuitivo y que al final uno termina dando con la forma de resolver una tarea, incluso aunque nadie se lo explique. Pero ¿es la manera más efectiva de realizar esa tarea? Esta es la cuestión.

Los cursos de contenido general sobre Word tratan en el temario aspectos comunes para muchas áreas y sectores. Pero siempre aportan un plus de efectividad sobre la explicación somera que puede darte un conocido. En realidad, se trata de un tipo de software con multitud de opciones. Tantas que incluso usuarios avanzados que emplean el programa a diario pueden descubrir algunos tips reveladores en este tipo de contenidos formativos. Conocerlos y saber adaptarlos a tus funciones será la clave.

Por otro lado, Microsoft Word dispone de una herramienta, las macros, que pueden automatizar tareas simplificando enormemente la carga de trabajo. Cualquier curso de Word y VBA tratará este tema en profundidad. En este punto, puede que te surjan dos preguntas:

  • ¿Qué es una macro? Cada macro reúne una serie de instrucciones que se agrupan en un solo comando. Dicho de otro modo, le das a un botón (el de la macro) y el programa solito empieza a ejecutar las órdenes que le diga la macro sin que tú tengas que intervenir hasta que finalice. Estas órdenes reproducen una secuencia que tú hayas grabado con anterioridad. Por ejemplo, quieres que cada texto que pase por tus manos tenga un cuerpo y un estilo de fuente determinado, sangría de primera línea y un interlineado sencillo. Además, quieres que reconozca el texto siempre como español para que no te moleste el típico subrayado en rojo que indica las faltas y que, cuando no reconoce el idioma, subraya cada palabra. Pues bien, todos esos pasos los grabas en una macro y le asignas un botón que puedes colocar en la barra de herramientas. Cada vez que te llegue un documento, lo abres, le das al botón de la barra de herramientas y te ejecuta todas esas órdenes de manera automática, en segundos.
  • ¿Qué es VBA? Se trata de Visual Basic para Aplicaciones, esto es, un lenguaje de programación que es el que emplean las macros. Puedes crear una macro sin grabar nada, sino mediante una programación sencilla. Este paso es fundamental cuando se quiere llevar a cabo una secuencia más compleja. Al ir programada desde cero, la macro será mucho más estable.

Ya conoces algunos aspectos importantes que puede que te convenga aprender para aumentar la productividad en tu puesto. No dejes que el precio sea un impedimento. También hay formación bonificada relacionada con Word.