El correo electrónico no debería ser una excusa para procrastinar, o lo que es lo mismo, perder el tiempo en internet en horas de trabajo. Tampoco una razón para que los jefes piensen que sus empleados están disponibles para ellos las 24 horas del día. Lo cierto es que el uso del email en el trabajo causa estrés y darle unas vacaciones de vez en cuando es saludable incluso para las empresas.

Así lo explica un estudio de la Universidad de California. La creencia general es que el correo electrónico, que hasta hace no tanto no se usaba en ninguna oficina, se ha convertido en una herramienta cómoda e imprescindible para las empresas. Pero esta investigación demuestra que es menos productivo de lo que parece.

Durante cinco días laborales se restringió el uso de correo electrónico a trece trabajadores de una oficina. En esa semana, las personas a las que se retiró el acceso a ese servicio online tuvieron una capacidad de concentración mejor. Al pasar menos tiempo saltando de una ventana a otra en su ordenador, y mantenerse estables en una misma herramienta de trabajo, fueron más productivos. La universidad estadounidense demostró no solo que la medida va en contra de las empresas, también del empleado. Y es que además se analizó el nivel de estrés de todos los trabajadores que participaron en el estudio, monitorizando su ritmo cardiaco. La conclusión a la que se llegó es que aquellos que pasaron la semana sin correo electrónico mantenían unas pulsaciones más pausadas que los que seguían trabajando con las permanentes alertas del correo electrónico.

Estos mismos estudios sugieren que la solución no pasa por erradicar el uso de esta herramienta en el trabajo si no en el saber cómo emplearlo. Los consejos para ese correcto uso se centran tanto en nuestra labor de remitentes como en la de receptores. Intentar agrupar informaciones en un mismo mensaje para reducir el número de envíos diarios o alejarse de la bandeja de entrada en periodos de actividad menos intensa pueden prevenir que estemos pendiente del correo cada pocos minutos.

Otra de las claves para reducir el tráfico de mensajes es, sencillamente, ser selectivo. Aunque en un principio suscribirnos a las newsletter de una compañía o solicitar información periódica a sus empleados nos pueda parecer una buena idea, el “por si acaso“ no es razón suficiente ni mucho menos práctica. Deberíamos asegurarnos de recibir informaciones en nuestro correo de aquellas personas o empresas de las que estemos seguros que van a ser colaborares productivos en un futuro próximo. También es recomendable tomarnos la molestia de eliminar dichas suscripciones cuando nuestra colaboración haya acabado.

Una forma de tomar el control sobre esta herramienta es la de organizar las notificaciones y contestar a los mensajes en su debido momento. Para ello se debe configurar el servicio de correo electrónico para que solo avise de la llegada de aquellos emails de determinados remitentes, los que hemos incluido previamente en nuestro servicio de notificaciones, o de aquellos textos que incluyan en el asunto la palabra urgente. El resto se contestarán en los cinco o seis momentos del día elegidos para tal función en vez de hacerlo cada vez que llegan a la bandeja de entrada.