Tomar decisiones estratégicas, informar sobre cuestiones procedimentales, recoger opiniones y sentires sobre una decisión, reparto de tareas. Los motivos para los que se puede convocar una reunión son variados. Pero hay algo en común en todas ellas: el anuncio de una reunión, provoca en los citados un temor parecido y sospechas sobre su productividad: ¿cuánto va a durar?, ¿por qué ahora con todo lo que tengo que hacer?, ¿servirá de algo o no me va a interesar en absoluto?

Las reuniones son tiempo de trabajo, tiempo que puede utilizarse de una forma ventajosa pero que, lógicamente, resta recursos a las demás tareas que tocan en la jornada. Por este motivo, hay que procurar que las reuniones sean super operativas.  Así se evitarán suspicacias sobre su utilidad y oportunidad. Estas son algunas de las normas de una reunión eficaz.

Preparar una reunión de trabajo

Siempre que se quiere llegar a un objetivo hay que trazar un plan que incluye preparación, desarrollo y conclusiones o evaluación. Es muy importante tener claro cuál es el fin de un encuentro. Se puede clasificar para reforzar la idea: informativa, organizativa, creativa, deliberativa, con un cliente, con proveedores. En esa medida, se establecerá una jerarquía de temas que se tratarán y de las personas que van a participar, hay quien asegura que una reunión  de más de cinco personas no es efectiva, los tiempos asignados a cada tema y, algo esencial, la hora de finalización.

La preparación incluye la propia convocatoria con un tiempo suficiente de antelación, si es posible. Hay reuniones semanales para ponerse al día o reuniones urgentes porque hay que tomar una decisión  o comunicar un imprevisto o una novedad. Se utilizarán diferentes vías de comunicación dependiendo del contenido y del propósito. Un email para las reuniones convocadas con tiempo que incluya archivos con documentación para preparar o el grupo de de mensajería interna instantánea o de whatsapp para las cosas urgentes.

En el primer caso, a la convocatoria deben añadirse los temas que se tratarán y su orden, lugar, hora de comienzo, haciendo hincapié en la importancia de la puntualidad, y, super importante, hora de finalización. Se aprovechará este punto para pedir a los convocados que diga si quieren intervenir en algún momento. Se recogerán estas participaciones y se les asignará un tiempo.

Reuniones eficaces

Todo a punto para empezar

En las reuniones suele necesitarse materiales para los asistentes. Hay que prepararlo con el tiempo suficiente para que no retrase la hora de comienzo de la reunión. También se utilizan proyectores, aplicaciones… Quien prepare la sesión debe comprobar que funciona todo correctamente para que la sesión comience a su hora: desde la conexión a internet al equipo de proyección, las sillas, los rotuladores de pizarra, punteros, etc.

Se puede preparar algo para tomar durante la sesión. Esto tiene ventajas e inconvenientes: ayuda a crear un buen ambiente pero también ocasiona conversaciones ajenas al objetivo de la reunión. Habrá que valorarlo y tomar una decisión al respecto.

Otro aspecto importante que tener en cuenta con clientes y proveedores es organizar la reunión de tal forma que se perciba unidad y criterio común, quién hablará de qué y el orden que se seguirá. También es importante advertir en la nota que se envíe sobre la vestimenta apropiada . Una recomendación general para acertar al presentarse a una reunión de trabajo es la sencillez. Las prendas blancas evocan limpieza y, por tanto, contribuyen a crear una imagen de confianza y transparencia. Por supuesto, perfectamente planchado y sin manchas. Es bueno tener un quitamanchas a mano por si ocurren accidentes. No está de más tener una camisa limpia en el puesto de trabajo por si surge una reunión imprevista.

Durante la sesión

El desarrollo de la reunión será clave para que sea efectiva y resulte una buena experiencia para todos. Puede asignarse un líder, alguien que se ocupará de dinamizar el encuentro. Esta persona tiene que tener buenas habilidades comunicativas: ser asertivo, permanecer a la escuchar y tener un buen nivel de exposición y conocimiento de los temas.

Si el objetivo de la reunión es recabar opiniones se llevará un turno de palabra para garantizar que todos los participantes han expresado su necesario punto de vista o han hecho una aportación.

Alguien, decidido anteriormente, se ocupará de tomar las notas de los acuerdos para hacer un documento final con conclusiones, decisiones, asignación de tareas, etc. Se expondrá al final de la reunión y más tarde se enviará para que se pueda acceder a él si surgen dudas.

Es importante dedicar a cada tema el tiempo asignado previamente y, con cierta flexibilidad, procurar cerrarlo en ese tiempo. Para ello, una persona puede recoger las conclusiones principales del punto y reformularlas en una frase una vez que se da por finalizado un tema.  La persona que se encargue de la moderación, tendrá como cometido el que se cumplan los tiempos y avisar para finalizar las argumentaciones.

En ocasiones surgen temas que no están en el orden del día o se cae una y otra vez sobre una cuestión sobre la que ya se ha tomado una decisión. El moderador debe evitar estas situaciones y ser firme para no dilatar el tiempo de la reunión.

Si la reunión se acaba antes de lo previsto hay que darla por finalizada para que todo el mundo pueda volver a sus quehaceres.

Conclusiones finales

Algunas consideraciones finales sobre estos encuentros profesionales es que no deben exceder los 45 minutos para que sean efectivas y no se lleven un tiempo precioso del resto de tareas. En este sentido, el tiempo que se utilice en preparar previamente la reunión será tiempo ganado a la propia reunión.

La dinámica que se emplee puede fijarse y utilizar la estructura para futuras reuniones. En el proceso de evaluación, al que habrá que dedicarle unos minutos al final, se pedirán comentarios breves sobre el desarrollo de la sesión y propuesta de mejoras.