El año tiene 365 días (normalmente). Eso son 52 semanas y (normalmente) la gente trabaja cinco días de cada una de esas semanas. Eso son 260 días. A eso quítale 22 días de vacaciones y quedan 238, además de los ocho días festivos (pongamos) que podemos tener al año. Redondeando, son unos 230 días de trabajo al año. Si tenemos una reunión diaria de una hora eso supone que invertimos 238 horas (es decir, nueve días y casi medio) a estar reunidos. Si tenemos una reunión semanal la cuenta saldría a día y medio de reunión cada año. Mucho tiempo; lástima que no se suela aprovechar bien.

Ya que la mayoría de las personas pasan por la tesitura de las reuniones en el tiempo de trabajo, aquí van cinco consejos sencillos para intentar que ese tiempo sirva para algo y que, de paso, sea lo menor posible:

    • Definir objetivos claros y ceñirse al guión. Ni una reunión sin guión: la gente tiene que saber para qué se la convoca, qué se espera que aporte, preparar lo que va a decir y evitar en la medida de lo posible las improvisaciones. La reunión no tiene que ser un lugar en el que empezar a trabajar, sino, más bien, un lugar en el que compartir el trabajo que cada uno ha hecho para ponerlo en marcha.
      • Ser regulares en las convocatorias. Si la reunión es periódica nada mejor que establecer rutinas quedando cada día, cada semana o cada mes a la misma hora y en el mismo lugar. Así no habrá problemas de agenda, ni de asistencia, ni sustos o imprevistos.
        • Que alguien tome las riendas para llevar la reunión. Toda reunión necesita un líder. Es quien plantea los temas a tratar, da voz a la gente, pregunta o pide información y, en último término, quien dirime discusiones. Es quien debe asignar labores una vez terminada la conversación y, al salir, comparta las conclusiones: nada mejor que un e-mail en el buzón de cada asistente para que quede meridianamente claro qué se va a hacer y quién es responsable de cada cosa.
          • Evitar debates y divagaciones. Cuando se buscan ideas, pocas cosas hay mejores que compartir inspiración y buscar en las palabras de los demás buenas ideas. Pero una reunión no debe ser eso: ir con ideas ya pensadas para discutir desarrollos es una buena forma de evitar conversaciones que se eternizan y, regularmente, acaban dando vueltas para no acabar en nada. Todos tenemos muchas cosas en la cabeza, pero no todas deben tratarse en una reunión.
            • Ceñirse al horario. Parece evidente, pero no siempre lo es: la reunión debe empezar a una hora determinada, sin esperar a nadie. Lo mismo sucede con la hora de finalización: nada mejor que una sala con horas acotadas para que la productividad fluya y la gente se ahorre las divagaciones para centrarse en lo que de verdad importa.

 ¿Y tú? ¿Tienes reuniones productivas en tu trabajo o son una pérdida de tiempo?