Cada cual tiene su forma de mantener la casa limpia. Hay quien programa una limpieza general a la semana y hay quien prefiere ir haciendo diariamente las tareas para que no se le acumulen. También hay quien no mueve un dedo y no le importa vivir en un caos. La bandeja de entrada de una cuenta de correo es exactamente igual. ¿Eres de los no soportan ver nada en “Recibidos” o prefieres tener la bandeja de entrada como el timeline de cualquier red social, sin borrar una línea? Sea como fuere, llevar un orden te ayudará al mantenimiento de tu correspondencia.

Mentalízate, establecer un orden es importante

El primer paso ya lo has dado, es haberte interesado por leer este artículo. Esto quiere decir que algo te molesta de tu bandeja de entrada. Define ese algo para poder orientar los siguientes pasos hacia la reconciliación con esta herramienta. Quizá no le hayas dado suficientemente importancia al orden y ha llegado un momento en el que entrar en tu correo te desespera. Cada vez que tratas de encontrar una conversación anterior te eternizas y has empeorado la relación con algunos contactos porque se te pasa contestarles. Es el momento de tomar una decisión y practicar el Marie Kondo de las bandejas de entrada.

Dedícale un tiempo a conocer tu gestor

Las personas que diseñan los gestores de correo han exprimido su cerebro para tratar de hacerte la vida digital más fácil. Cuando empiezas a conocer funcionalidades de tu programa, se te van ocurriendo ideas de cómo aplicarlas en tu día a día. Quizá pierdas un tiempo en ver tutoriales y consultar información, pero lo recuperarás en eficacia a la hora de manejar tu correo. Mencionamos algunas funcionalidades presentes en distintos proveedores, como Gmail, Outlook o Mail de Apple:

  • Utilizar las respuestas inteligentes que te propone el programa para contestar muy rápidamente.
  • Archivar determinado correo para revisarlo más tarde en lugar de eliminarlo directamente.
  • Compartir calendario de eventos con otros contactos.
  • Subir a la nube documentos que te envían como adjuntos.
  • Chatear y postear en redes sociales desde la bandeja de entrada.
  • Realizar una búsqueda avanzada combinado varios campos (remitente, destinatario, cuerpo del mensaje, fecha…).

Utiliza las carpetas prediseñadas por el programa

Casi todos los gestores permiten clasificar automáticamente los correos que detectan como no deseables en una carpeta de spam. Si no lo hace todo lo bien que quisieras, puedes señalar determinadas direcciones para que, si te envían correo desde ellas, te llegue a la carpeta de spam. Las máquinas a veces se equivocan, así que conviene darle un repaso a esta carpeta para que no se cuele en ella algún correo interesante. Por otro lado, hay aplicaciones que incluyen otro tipo de carpetas muy útiles, como la de correo social, donde se instalará la correspondencia que provenga de RRSS y newsletter, o la carpeta de promociones, donde van los correos de publicidad que no han sido castigados como spam porque es un tipo de propaganda que has aceptado recibir en algún momento.

Tunea tu correo para adaptarlo a tus necesidades

Los gestores de correo permiten la personalización de herramientas para reducir tu sufrimiento ante una avalancha de correos. Por ejemplo, si eres de esas personas a las que todo el mundo mete en copia, una opción muy útil es la de programar la bandeja de entrada para que te lleguen estos correos a una carpeta determinada. También puedes clasificarlos manualmente en cuanto los recibas. Más tarde, podrás atenderlos todos de un golpe. Otra gran utilidad es etiquetarlos. ¿Tienes un negocio o tratas con clientes y proveedores a diario? Asígnales etiquetas por nombre para poder tener todas sus comunicaciones reunidas en un momento dado. La opción de marcar correos como importantes también puede salvarte del caos diario.

Revisa tus suscripciones

Si ha dejado de interesarte el bricolaje de terraza, la cocina neozelandesa o el club de adictos al patchwork, ¡libérate! Abandona la suscripción a newsletters que aceptaste hace un tiempo. Muchas de ellas están asociadas a aplicaciones que tienes instaladas o servicios que exigían tu suscripción. Si crees que en algún momento en el que tu ocupación sea igual a cero puede que los abras, configura una carpeta especial para que vayan a ella de manera automática o bien para que los envíes manualmente tú en cuanto los recibas, y consulta estos noticieros más tarde.