Hay veces que llegas a casa con la sensación de que has trabajado todo el día y no has producido en la misma proporción, todavía te queda mucho más que hacer. No es que no le dediques tiempo ¡es que no te cunde! Las horas se escapan entre los dedos y el estrés empieza a inundarte. No eres un bicho raro, perder el tiempo es humano. Lo bueno es que se puede aprender a gestionarlo. Estas cuatro claves te ayudarán a hacerlo.
Hay muchas estrategias que se pueden seguir para empezar a gestionar de manera eficiente tu tiempo. Cantidad de textos ilustran sobre cómo llevarlo a cabo. Nosotros vamos a empezar con una figura, C. Northcote Parkinson, escritor e historiador que, en sus textos más satíricos y de ensayo, enuncia dos leyes que exponemos en los dos primeros puntos.
Planificar para poder poner un fin a las tareas
La primera ley que Parkinson manifiesta en una sátira sobre la burocracia en las instituciones británicas es la siguiente: “Cualquier trabajo se expande hasta agotar el tiempo destinado a que se haga”. Es decir, cuanto más tiempo se alargue una tarea, más se divagará sobre ella. Seguro que te suena una situación semejante a esta: comenzaste un proyecto en el mes de septiembre que tenía que haber finalizado en un par de semanas. Por circunstancias, todavía hoy, meses después, no lo has podido cerrar. ¿No tienes la sensación de que el trabajo ha crecido sin que luego el resultado vaya a ser necesariamente mejor? Entre idas y venidas se ha perdido el tiempo.
Bien, pues dividir el proyecto y asignar a cada fragmento un plazo corto acaba con esta espiral. Quizá no puedes evitar que se alargue en el tiempo, pero sí que ocupe una pequeña parte de tu jornada.
Atajar las discusiones sobre temas triviales
La segunda ley de Parkinson se centra en la pérdida colectiva de tiempo: “El tiempo dedicado a cualquier tema de la agenda es inversamente proporcional a su importancia”. Es lo que este visionario llamaba la ley de la trivialidad. Sucede cuando hay que tomar decisiones sobre cuestiones fundamentales, pero complejas de entender. Entonces se dirige la atención hacia temas más triviales, pero que todo el mundo entiende y para los que cualquiera tiene una opinión que quiere manifestar.
Un ejemplo práctico extraído del propio autor: en la construcción de una planta nuclear hay que tomar decisiones relacionadas con el reactor atómico, sin embargo en las reuniones la principal preocupación parece ser el parking de bicicletas que se ubicará en las instalaciones. Solo unas pocas personas pueden dar una opinión técnica y, por tanto, influir en la decisión sobre el reactor nuclear, sin embargo todo el mundo quiere tener la sensación de que ha influido en la construcción de la planta. Hay que acabar con este tipo de divagaciones y programar un tiempo limitado para ellas. La mayor parte del tiempo se orientará hacia lo que verdaderamente es central para cumplir un objetivo.
Identificar los ladrones de tiempo
La falta de atención, aplazar tareas indefinidamente y una mala comunicación son tres de los ladrones de tiempo más terribles. Volvamos al principio del artículo: no es que no le dediques tiempo, es que no te cunde. Analizar este hecho va a proporcionarte una de las llaves maestras de la productividad. El secreto consiste en que seas consciente de lo que te dispersa y que no deja que continúes tu labor o la interrumpe continuamente. Es cierto que hay que adaptarse a los nuevos tiempos, donde la multitarea, por ejemplo, se considera una habilidad deseable. Pero también hay que pararse a analizar si existe una forma de minimizar el impacto de las interrupciones que esto supone. Lo primero es señalar aquello que te roba el tiempo y después construirle una celda a medida.
Un poco de mindfulness para clarificar
Profundizar en la técnica de mindfulness no te va a servir solo para organizar mejor tu tiempo, sino que, con su ejercicio, vas experimentar una transformación positiva en muchos otros aspectos de tu vida. Uno de los mayores beneficios que trae consigo esta práctica es la reducción de la divagación. Si algo tienen en común las cuatro claves que te hemos proporcionado es que te ayudan a no divagar. Es importante que cada cual sea dueño de su poder de acción. Que no haya nada ni nadie que lo desvíe innecesariamente del objetivo que se ha propuesto.
Para ello hay que poner mucha atención en el momento presente, no en lo que sucedió en el pasado ni en lo que está por venir. Solo en el presente se puede actuar y es justo el momento de hacerlo. Volver la mirada atrás o, al contrario, prever un porvenir puede ser muy útil en el presente. Pero siempre ha de estar al servicio del momento en el que vives, no convertirse en el lamento de ¡por qué no he hecho esto! o bien ¿cuándo podré hacer esto otro? Si quieres realizar una tarea, este es el momento de realizarla o de programarla.
